Recentelijk heeft Karel begeleiding geboden bij de aanbesteding van tijdelijk en extern personeel voor de verschillende organisaties binnen de Gemeenschappelijke Regeling de Bevelanden. Deze organisaties maken jaarlijks gebruik van extern personeel om hun personeelsbehoeften te vervullen. Het doel van de aanbesteding was om meer grip te krijgen op de inhuur, een efficiënter inhuurproces te organiseren en kosten te besparen.
Projectgroep en Voorbereiding
De projectgroep bestond uit een projectleider, HR-specialist, inkoopadviseur van Karel, een adviseur van Pro Mereor en leidinggevenden van de deelnemende organisaties. Het voorbereidingstraject was intensief. Er werd goed nagedacht over de behoeften van de deelnemende organisaties, de te maken afspraken, de beoogde werkwijze, de te stellen eisen, het aantal te contracteren partijen, het soort partijen, de contractvorm, de gunningscriteria en het onderscheidend vermogen tussen beschikbare marktpartijen.
Keuzes
De projectgroep besloot de opdracht in twee percelen op te delen:
Perceel 1: Uitzendkrachten. Voor dit perceel werd besloten om met drie partijen een raamcontract te sluiten en steeds met een mini-competitie te bepalen welke partij de inhuurvraag mag vervullen.
Perceel 2: Detacheringen en ZZP’ers. Voor dit perceel werd besloten om één partij te contracteren in de vorm van een Managed Service Provider (MSP).
- Een MSP in de inhuurbranche is als een soort tussenpersoon die helpt bij het inhuren van personeel. Ze kunnen helpen met het vinden van de juiste mensen voor een baan, het regelen van contracten en het zorgen dat alles soepel verloopt. Dit kan een organisatie veel tijd en moeite besparen, vooral als ze vaak tijdelijke medewerkers inhuren.
- Aanbestedingsregels stellen wel enkele voorwaarden aan hoe je gebruik maakt van een MSP om ook op rechtmatige basis aan te kunnen besteden en (nadere) opdracht(en) te kunnen verlenen. Daarmee is (mede naar aanleiding van de uitspraak van de voorzieningenrechter in het kort geding dat Maandag aanspande tegen de gemeente Eindhoven[1]) in deze aanbesteding rekening gehouden door de verplichting op te nemen dat inhuuraanvragen doelmatig en in voldoende mate openbaar worden gepubliceerd zodat relevante marktpartijen de aanvragen kunnen raadplegen en meedingen naar een inhuuraanvraag. Daarbij moet door de opdrachtnemer invulling gegeven worden aan de beginselen van gelijke behandeling, transparantie, proportionaliteit, objectiviteit en non-discriminatie.
De gunningscriteria waren gebaseerd op de beste prijs-kwaliteitverhouding, waarbij prijs, ontzorging tijdens implementatie en uitvoering, kwaliteit van de dienstverlening en een toelichting op de inschrijving (presentatie met beantwoording van vragen) werden meegenomen.
De aanbesteding
Het aanbestedingsproces was intensief, met in totaal 380 vragen bij de nota van inlichtingen die binnen een week tijd beantwoord werden. Er werden negen inschrijvingen ontvangen. Het beoordelingsteam, bestaande uit vijf personen, beoordeelde de inschrijvingen op de gunningscriteria. Alle partijen werden uitgenodigd om een presentatie te geven ter toelichting op hun inschrijving.
Na veel bijeenkomsten en hard werken werden vier partijen uitgekozen. Er werden geen bezwaren gemaakt, en de overgang naar de nieuwe contractpartijen verliep soepel.
Evaluatie
Wat ging goed?
De snelheid van het proces en de kwaliteit van de samenwerking in het projectteam werden als zeer positief ervaren. Het hele proces (inclusief implementatie) werd in zes maanden tijd doorlopen, wat een topprestatie is.
De keuze voor een raamovereenkomst met meerdere uitzendbureaus (perceel 1) bleek een goede beslissing.
Eerste ervaringen zijn goed.
Wat hebben we geleerd?
Het is belangrijk om vooraf goed marktonderzoek te doen. Daarmee had de aanbestedingsdocumentatie nog beter aangesloten op wat de markt te bieden had en hadden bijvoorbeeld veel vragen voorkomen kunnen worden.
Vooraf beter stilstaan bij wat je bij presentaties wilt zien en hoe je dat wilt beoordelen. Bij evaluatie ontstond het idee om in het vervolg gebruik te maken van een STAR-interview om zo tot een objectievere beoordeling te komen.
Een goede samenwerking tussen projectgroep leden is cruciaal geweest. ‘We doen het samen’. Door de inzet en positieve open mindset van iedereen is de aanbesteding heel gemakkelijk gelopen. Daarbij was ruimte voor ‘dwarsdenken’ en andere perspectieven. ‘Dat heeft geholpen om in een goede sfeer snel een goed resultaat te behalen’.
Begeleiding door Karel
Ook hebben we teruggekeken op de begeleiding door Karel. De volgende positieve zaken werden benoemd:
- Ontzorging, begeleiding en deskundig advies bij het inkoopproces;
- Zaken op orde houden en afspraken nakomen;
- Samenwerking bevorderen en anderen helpen hun inbreng te leveren;
- Andere perspectieven inbrengen of de ‘spiegel voorhouden’ waardoor je aan het denken wordt gezet.
‘Karel heeft ons ‘op het rechte pad gehouden’ door vanaf het programma van eisen tot en met de beoordeling aandacht te vragen voor objectieve maatstaven.’
Tot slot
Karel is een bevlogen regionale kennispartner voor inkoopadvies, het uitvoeren van inkooptrajecten en contractmanagement voor gemeenten en andere aanbestedende organisaties. Vertrouwen, verbondenheid en verantwoordelijkheid zijn voor ons belangrijke waarden die we in ieder traject meenemen. Dat lijkt ook in dit traject gelukt.
Wilt u meer weten? Neem contact op met Koen Weterings, k.weterings@wijzijnkarel.nl (06-30048420).
[1] https://uitspraken.rechtspraak.nl/details?id=ECLI:NL:RBOBR:2019:5931
