Officemanager (minimaal 24 uur per week)
Ben jij een echte hands-on officemanager die de onmisbare schakel wil zijn in onze mooie organisatie? Dan word jij misschien wel Karel’s nieuwe Parel!
Wie is Karel en wat biedt Karel jou?
Karel is de adviserende inkooppartner voor inmiddels meer dan 23 gemeentes en andere aanbestedende diensten in Noord-Brabant, Zeeland en Zuid-Holland. Dit doen wij met passie en gedrevenheid vanuit onze 3 domeinen: sociaal domein, bedrijfsvoering en ruimtelijk domein. Ons team bestaat uit 34 betrokken professionals. Gezelligheid en collegialiteit hebben wij hoog in het vaandel staan.
Binnen Karel is er veel mogelijk. We hebben aandacht voor persoonlijke ontwikkeling, opleidingsmogelijkheden en geven je de ruimte om mee te denken met de organisatie vanuit verschillende invalshoeken. Er heerst een laagdrempelige cultuur met een hoge mate van collegialiteit.
We hebben een actieve Personeelsvereniging (Karel’s Parels) die gedurende het jaar leuke activiteiten en bedrijfsuitjes organiseert. Kortom, er heerst een Brabantse gezellige sfeer.
Daarnaast vinden we een goede werk-privé balans belangrijk en bieden we aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden. Voor de functie officemanager bieden wij de volgende arbeidsvoorwaarden:
- Een prettige werkomgeving met een open en informele cultuur en een fijne groep ervaren collega’s;
- Veel zelfstandigheid en vertrouwen;
- Een marktconform salaris gebaseerd op de CAO SGO (schaal 8) tussen de € 3.052,- en € 4.297,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van relevante ervaring;
- Een Individueel Keuze Budget (IKB) van 17,05% van je bruto jaarsalaris, dat je vrij kunt besteden aan de beschikbare doelen, passend bij wat jij belangrijk vindt: een opleiding, extra vakantiedagen of extra salaris;
- Een dienstverband voor één jaar, dat omgezet wordt in een vast dienstverband bij goed functioneren;
- Een pensioenregeling bij Centraal Beheer, waarbij Karel 60% van jouw premie betaald;
- De mogelijkheid en faciliteiten om plaats onafhankelijk te werken, zoals een eigen telefoon en laptop. Je werkt deels vanuit huis en deels op het kantoor van het Karel.
Wat ga je doen bij Karel?
Als officemanager ben je ondersteunend aan de directeur en de twee MT-leden. Je bent het aanspreekpunt van zowel interne als externe stakeholders. Het voornaamste doel van de officemanager is om de dagelijkse activiteiten binnen Karel soepel en effectief te laten verlopen. Je bent een echte spin in het web op het gebied van secretariële zaken, facilitaire zaken en administratieve zaken.
Hierbij een greep uit een aantal concrete taken, waarbij je als officemanager de verantwoordelijkheid draagt:
- Agendabeheer van de directeur en MT-leden;
- (Telefonisch) aanspreekpunt namens de hele organisatie voor externe en interne stakeholders;
- Het aanspreekpunt voor interne collega’s over ondersteunende/facilitaire taken;
- Het organiseren van vergaderingen en evenementen, zoals workshops, heisessies, trainingen of andere bijeenkomsten;
- Het plannen, gereed maken van stukken, ondersteunen en evt. notuleren en uitwerken van bestuursvergaderingen (Algemeen Bestuur tweemaal per jaar en Dagelijks Bestuur circa viermaal per jaar);
- Verantwoordelijk voor de in -en uitgaande post;
- Het beheren en bewaken van de algemene mailboxen van de organisatie in combinatie met de eigen mailbox;
- Het ondersteunen bij het opstellen van nieuwsberichten en nieuwsbrieven;
- Bieden van facilitaire ondersteuning;
- Het aanvragen van offertes en afhandelen van facturen;
- Ondersteunende werkzaamheden m.b.t. personeelszaken;
- Ondersteunende werkzaamheden m.b.t. werving & selectie;
- Ondersteunende werkzaamheden m.b.t het factureringsproces en financiële administratie;
- Verantwoordelijk voor attenties/relatiegeschenken/jubilea/afscheidsrecepties.
Uiteraard zijn bovenstaande punten niet alle werkzaamheden die tot het takenpakket behoren, maar het grootste gedeelte. Er komen ook werkzaamheden voorbij die hier wellicht niet beschreven staan maar die wel ad-hoc opgepakt moeten worden.
Wat neem jij mee naar Karel?
In ieder geval een flinke dosis enthousiasme en gedrevenheid. Humor is daarbij ook belangrijk! Daarnaast is het in goede banen leiden van alle zaken en daarmee de organisatie ontzorgen jouw tweede natuur. Hierbij ben je proactief en doortastend. In deze functie ben je daarnaast de spil van Karel, verbinding en zelfstandigheid zijn daarom ook erg belangrijk.
Verder versterk je ons met:
- Een afgeronde MBO 4 opleiding met bijbehorend werk- en denkniveau, waarbij de voorkeur uitgaat naar een (office)management, managementassistent, bedrijfskunde, communicatie, administratieve en/of secretariële richting;
- Organisatorische skills, zoals organiseren, coördineren en plannen en het vermogen om kalm en effectief te werken op drukke momenten;
- Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als op schrift;
- Klantgerichtheid met het vermogen om goed te kunnen luisteren naar collega’s en externe partners op allerlei niveaus.
Hoe ziet de procedure eruit bij Karel?
Spreekt bovenstaande vacature én de organisatie Karel jou aan? Aarzel dan niet en schrijf een korte motivatiebrief met daarin in ieder geval de volgende punten:
- De reden waarom je specifiek kiest voor Karel om als officemanager te werken;
- Waarom een rol als officemanager bij jouw persoonlijkheid past en wat je meebrengt naar Karel als toegevoegde waarde voor onze organisatie.
Bij Karel hechten we veel waarde aan persoonlijke interactie tijdens het selectieproces. Daarom maken we gebruik van een speeddating-selectieprocedure. Dit houdt in dat kandidaten de kans krijgen om in een korte tijd met een aantal teamleden van Karel te spreken. Zo kunnen wij jou beter leren kennen en krijg jij een goed beeld van ons bedrijf en team. De speeddating zal als volgt verlopen:
- Kennismakingsronde. Kandidaten worden in een informele setting uitgenodigd voor een tweetal korte gesprekken van 15 minuten met verschillende teamleden;
- Na de speeddating-ronde zullen we de indrukken en ervaringen evalueren.
- Indien er sprake is van een goede eerste match, volgt er een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek.
De sluitingsdatum voor deze vacature is 26 november 2024.
Solliciteren doe je via de website www.werkeninwestbrabant.nl of www.werkeninbrabant.nl onder het kopje ‘vacatures’. Wie weet drinken we dan binnenkort een bak koffie (of thee) met elkaar!
Voor vragen over de vacature of procedure, kun je ook bellen naar Maaike Smink (manager):
06-44064677.
