In een tijd waarin digitalisering en efficiëntie centraal staan, hebben de West-Brabantse gemeenten en organisaties de handen ineengeslagen voor een gezamenlijke aanbesteding van een nieuw personeelsinformatie- en salarissysteem. Deze aanbesteding, begeleid door Kim Tax, projectleider van het Mobiliteitscentrum en Nanon Dekkers, inkoopadviseur van Karel., had als doel de kwaliteit van de salarisadministratie en E-HRM te optimaliseren, kwetsbaarheden te verminderen door regionaal samen te werken en kosten te reduceren. Met trots kondigen wij aan dat de aanbesteding voor een nieuw personeelsinformatie- en salarissysteem succesvol is afgerond.
Samenwerking
De West-Brabantse gemeenten en organisaties streefden naar een systeem dat niet alleen de continuïteit van de bedrijfsvoering waarborgt, maar ook een kwaliteitsimpuls geeft. Een belangrijk aspect van deze aanbesteding is de regionale samenwerking. De deelnemende organisaties hebben de afgelopen jaren steeds nauwer samengewerkt op het gebied van salarisadministratie. Deze samenwerking wordt verder versterkt door de gezamenlijke aanschaf en implementatie van het nieuwe systeem.
Aanbesteding
Het traject begon met een duidelijke behoefte aan een verbeterd systeem dat de administratieve processen zou stroomlijnen en de efficiëntie zou verhogen. Nanon Dekkers, inkoopadviseur vanuit Karel., speelde een cruciale rol in het coördineren van de aanbestedingsprocedure en het waarborgen van de naleving van alle relevante regelgeving. Onder haar begeleiding is samen met de (sub)werkgroep en stuurgroep een marktconsultatie uitgevoerd. De opgedane inzichten zijn meegenomen en verwerkt in de gekozen inkoopstrategie en aanbestedingsstukken. De aanbesteding heeft geleid tot de selectie van de leverancier dat aansluit bij de behoeften van de deelnemende organisaties.
Kim Tax, projectleider van dit project, over het aanbestedingsproces: “Het was een uitdagend maar zeer bevredigend proces. De samenwerking tussen de verschillende gemeenten en de inzet van alle betrokkenen hebben geleid tot een resultaat waar we trots op kunnen zijn. Dit nieuwe systeem zal hen helpen om de personeels- en salarisadministratie efficiënter te beheren en regionale samenwerking te bevorderen.”
Toekomstperspectief
Met de implementatie van het nieuwe systeem, die gepland staat voor 2025, kijken de West-Brabantse gemeenten en organisaties naar een belangrijke stap richting een toekomstbestendige en efficiënte salarisadministratie. Door te investeren in een nieuw personeelsinformatie- en salarissysteem, wordt niet alleen de kwaliteit van de dienstverlening verbeterd, maar ook de samenwerking tussen de verschillende gemeenten versterkt. Dit alles draagt bij aan een betere en efficiëntere bedrijfsvoering, waar zowel de gemeenten als hun medewerkers van profiteren. Dit project is een uitstekend voorbeeld van hoe samenwerking kan leiden tot significante verbeteringen in de publieke sector.
