Contractmanagement wordt in de praktijk nog regelmatig gezien als een fase die start na afronding van de aanbesteding. Daarmee ontstaat het beeld dat het contract pas relevant wordt zodra de handtekeningen zijn gezet. In werkelijkheid worden juist in de voorbereidingfase en tijdens de aanbesteding de keuzes gemaakt die bepalend zijn voor de kwaliteit van de uitvoering.
Contractmanagement na gunning
Wanneer contractmanagement pas na gunning wordt betrokken, blijkt vaak dat bruikbare sturingsinformatie ontbreekt, verantwoordelijkheden onvoldoende zijn belegd of dat prestatieafspraken lastig te monitoren zijn. In dat geval moet tijdens de uitvoering mogelijk worden bijgestuurd op basis van afspraken die al vastliggen. Dit vergroot de kans op interpretatieverschillen, extra afstemming en verminderde grip op prestaties en risico’s.
Voordelen vroegtijdige betrokkenheid contractmanagement
Een tijdige betrokkenheid van contractmanagement voorkomt dit. Door al aan de voorkant expliciet stil te staan bij de uitvoeringsfase ontstaat samenhang tussen organisatiedoelen, aanbestedingsstrategie en contractafspraken. Daarmee wordt het contract niet alleen juridisch correct, maar ook uitvoerbaar en beheersbaar in de praktijk.
In de praktijk betekent dit dat contractmanagement op meerdere momenten in het proces een rol heeft. Allereerst in de intake en contractinitiatiefase, waar wordt bepaald wat voor de organisatie daadwerkelijk succesbepalend is. Vervolgens in de voorbereidingsfase, waarin keuzes worden gemaakt over contractdifferentiatie, prestatie-indicatoren, overlegstructuren en rapportage. Tot slot bij gunning en implementatie, zodat afspraken zorgvuldig worden overgedragen en daadwerkelijk worden geborgd in de uitvoering.
Gezamenlijke doelen centraal
Bij Karel is deze manier van werken nauw verbonden met onze kernwaarden. Door contractmanagement al in een vroeg stadium te betrekken, nemen wij verantwoordelijkheid voor het gehele inkoopproces, van initiatie tot en met de uitvoering. Transparante en uitlegbare afspraken over sturing, monitoring en samenwerking vormen de basis voor wederzijds vertrouwen. Tegelijkertijd vraagt dit om verbondenheid tussen opdrachtgever, adviseur en opdrachtnemer, waarbij gezamenlijke doelen centraal staan en niet uitsluitend de formele afspraken. Dit vraagt om realistische verwachtingen vooraf en de bereidheid om (binnen de mogelijke kaders) tijdig bij te sturen wanneer de praktijk daar aanleiding toe geeft, zodat het contract een werkbaar instrument blijft in plaats van een papieren afspraak.
Contractmanagement is daarmee geen sluitstuk van het proces, maar een essentieel onderdeel van het inkoopproces.
